Dokumenty wpływające do urzędu skarbowego za pośrednictwem poczty trafiają do sali obsługi urzędu, są tam segregowane, fakt wpływu potwierdzony jest datownikiem i podpisem osoby przyjmującej. Dokumenty przyjmowane od podatników na sali obsługi po formalnej kontroli są zaopatrywane w pieczęć wpływu, podpis osoby przyjmującej oraz adnotację o załącznikach i ewentualnych brakach. Dokumanty w formie druków przekazywane są bezpośrednio do komórek organizacyjnych i wprowadzane do systemu POLTAX. Pozostałe dokumenty: wnioski, prośby, zawiadomienia, zastrzeżenia, odwołania itp. przekazywane są Naczelnikowi Urzędu Skarbowego. Naczelnik rozdziela korespondencję do poszczególnych komórek merytorycznych. Odbiór korespondencji przez komórki merytoryczne odbywa się w sekretariacie Naczelnika. Pisma zaewidencjonowane w rejestrze przyjętej korespondencji przekazywane są za potwierdzeniem kierownikowi komórki lub innej upoważnionej osobie.  Wnioski ewidencjonowane są  w systemie POLTAX, sprawy załatwiane są bez zbędnej zwłoki.