Sposób przyjmowania i załatwiania spraw regulują w szczególności poniższe przepisy:
• ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (t.j. Dz..U.2017.201 z póź.zm.),
• Regulamin Organizacyjny Urzędu Skarbowego Kraków-Krowodrza,
• Zarządzenie Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 28 lutego 2017 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej izb administracji skarbowej, urzędów skarbowych i urzędów celno-skarbowych oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego izb administracji skarbowej (Dz.Urz.MRiF.2017.43).
Sprawy w urzędzie skarbowym załatwiane są zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa przy poszanowaniu ogólnych zasad, tj. praworządności, terminowości, prowadzenia postępowania w sposób budzący zaufanie do organu podatkowego, zapewnienia stronom czynnego udziału w każdym stadium postępowania oraz podjęcia niezbędnych działań w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego prowadzonej sprawy.
Zgodnie z Ordynacją podatkową, załatwianie sprawy wymagającej przeprowadzenia postępowania dowodowego powinno nastąpić bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej – nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej (art. 139 § 1 Ordynacji podatkowej). Niezwłocznie powinny być załatwiane sprawy, które mogą być rozpatrzone na podstawie dowodów przedstawionych przez stronę lub na podstawie faktów powszechnie znanych i dowodów znanych z urzędu organowi prowadzącemu postępowanie (art. 139 § 2 Ordynacji podatkowej). W przypadku niezałatwienia sprawy we właściwym terminie urząd ma obowiązek zawiadomienia strony o przyczynach niedotrzymania terminu, wskazując nowy termin załatwienia sprawy (art. 140 § 1 Ordynacji podatkowej). Do terminu, w którym ma być wydana decyzja nie wlicza się terminów przewidzianych w przepisach prawa podatkowego do dokonania określonych czynności, okresów zawieszenia postępowania oraz okresów opóźnienia spowodowanych z winy strony albo z przyczyn niezależnych od organu (art. 139 § 4 Ordynacji podatkowej).
Na niezałatwienie sprawy we właściwym terminie służy stronie ponaglenie do organu podatkowego wyższego stopnia (art. 141 § 1 Ordynacji podatkowej).
Podania wnoszone do urzędu skarbowego muszą spełniać określone wymogi formalne - wskazanie treści żądania i osoby od której ono pochodzi. Przepisy szczególne mogą określać dodatkowe wymogi co do treści pisma.
