Sposób przyjmowania i załatwiania spraw regulują poniższe przepisy:
• ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jednolity: Dz.U. z 2017 r. poz. 201)
• ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity: Dz.U. z 2016 r. poz. 23)
• rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz.U. Nr 5,poz.46)
• Regulamin Organizacyjny Drugiego Urzędu Skarbowego Kraków.
Korespondencja wpływa do Urzędu w następujący sposób:
- bezpośrednio przyjmowana przez pracowników stanowisk sali obsługi klienta,
- drogą pocztową,
- drogą elektroniczną.
Po zadekretowaniu przez kierownictwo Urzędu sprawy przekazywane są do załatwiania przez poszczególne komórki Urzędu.
Sprawy w Urzędzie załatwiane są zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa przy poszanowaniu ogólnych zasad, tj. praworządności, terminowości, prowadzenia postępowania w sposób budzący zaufanie do organu podatkowego, zapewnienie stronie czynnego udziału w każdym stadium postępowania oraz podjęcia niezbędnych działań w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego prowadzonej sprawy.
Zgodnie z ustawą Ordynacja podatkowa załatwianie sprawy wymagającej przeprowadzenia postępowania następuje bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowane - nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej (art.139 §1 Ordynacji podatkowej). Niezwłocznie są załatwiane sprawy, które mogą być rozpatrzone na podstawie dowodów przedstawionych przez stronę, lub na podstawie faktów powszechnie znanych i dowodów znanych z urzędu organowi prowadzącemu postępowanie (art. 139 §2 Ordynacji). W przypadku niezałatwienia sprawy we właściwym terminie urząd ma obowiązek zawiadomienia strony o przyczynach niedotrzymania terminu, wskazując nowy termin załatwienia sprawy (art.140 §1). Do terminu, w którym ma być wydana decyzja nie wlicza się terminów przewidzianych w przepisach prawa podatkowego do dokonania określonych czynności, okresów zawieszenia postępowania oraz okresów opóźnienia spowodowanych z winy strony albo z przyczyn niezależnych od organu (art. 139 §4).Na niezałatwienie sprawy we właściwym terminie służy stronie ponaglenie do organu podatkowego wyższego stopnia (art. 141 §1).
Postępowanie wszczyna się na wniosek strony, lub z urzędu. Przy postępowaniu odwoławczym, odwołanie wnosi się do Izby Skarbowej za pośrednictwem organu pierwszej instancji tj. urzędu skarbowego, zgodnie z właściwością miejscową podatnika. Wymogi formalne podania przewidują co najmniej wskazanie w treści żądania osoby od której pochodzi oraz jej adres. Przepisy szczególne mogą określać dodatkowe wymagania co do treści podania.
